Umowa z fotografem ślubnym — jak uniknąć pułapek?

Wystarczy zajrzeć na jakąkolwiek grupę na Facebooku poświęconą ślubom, by zobaczyć masę wspisów pełnych frustracji i rozgoryczenia, bo „fotograf zniknął z materiałem” albo „oddał zdjęcia są fatalnej jakości”.

Dlatego oddaję Wam całe kompendium o tym jak nie dać się oszukać przez nieuczciwego fotografa. Co zatem powinna zawierać umowa z fotografem ślubnym, aby była korzystna dla obu stron? Zapoznajcie się z najczęściej popełnianymi błędami przy podpisywaniu umowy i wynegocjujcie lepsze warunki.

Z pierwszej części dowiecie się o niezbędnikach, które muszą się znaleźć się w umowie: informacje o koszcie, składowych usługi, transporcie itp. W drugiej części omówię opcjonalne zapisy, które lepiej zabezpieczą Wasze interesy, a w trzeciej znajdziecie zapisy, których nie warto zamieszczać. Ostatnią część poświęciłam na nielegalne zapisy lub są tzw. czerwone flagi.

Co musi zawierać umowa z fotografem?

1. Dane kontaktowe

Umowa powinna zawierać zarówno Wasze dane kontaktowe jak i fotografa. Jeżeli podpisujecie umowę z firmą, powinna być jej nazwa, NIP/REGON i adres jej siedziby. Prócz adresu warto zawrzeć też numer telefonu i adres e-mail, tak by nie było co do nich wątpliwości za parę miesięcy, kiedy okażą się potrzebne.

Jeżeli macie wątpliwości co do reputacji fotografa lub korzystacie z usług kogoś początkującego, to lepiej zweryfikujcie prawdziwość podanych danych - zadzwońcie pod dany numer lub udajcie się pod podany adres. Dane firmy można natomiast stosunkowo prosto zweryfikować w publicznym rejestrze CEIDG.

2. Kto jest wykonawcą usługi?

Wykonawca usługi, czyli fotograf powinien być wymieniony z imienia i nazwiska. W przypadku firm, które zajmują się szeroko pojętą obsługą foto-wideo nie będziecie mieli do końca pewności kto będzie realizował Wasz reportaż ślubny o ile nie będzie to konkretnie zapisane w umowie.

Większe firmy mogą podzlecać takie usługi freelancerom lub mniej doświadczonym pracownikom tak, by móc wykonać więcej niż jedno zlecenie w danym dniu. Dlatego przeglądając portfolio takich firm warto upewnić się kto de facto jest autorem konkretnych zdjęć, które Wam odpowiadają i wymienić tę osobę z imienia i nazwiska w umowie.

3. Co jest przedmiotem umowy z fotografem?

W umowie powinny być wymienione wszystkie składowe usługi, bo często kupujecie cały pakiet, a nie sam reportaż ślubny. Co zatem powinno być wymienione w umowie? Na pewno pozycje takie jak: sesja plenerowa, albumy, odbitki, czy pendrive.

Upewnijcie się, że przy każdej pozycji jest konkretna liczba np. 150 cyfrowych zdjęć, 30 odbitek itp. Umowa powinna precyzyjnie odzwierciedlać otrzymaną uprzednio ofertę. Upewnijcie się też, że wymienione są w niej wszystkie zniżki i wynegocjowane przez Was gratisy lub przynajmniej są one uwzględnione w całkowitej kwocie usługi.

4. Czas i miejsce wykonania sesji

Umowa powinna zawierać konkretne miejsca, daty i godziny, w których Wasza usługa będzie realizowana. Innymi słowy należy wymienić następujące adresy:

• Miejsca ceremonii (kościół / urząd stanu cywilnego),
• Sali weselnej,
• Miejsca, gdzie odbędą się przygotowania,
• Miejsca, gdzie odbędzie się błogosławieństwo rodziców.

Poza upewnijcie się, że w umowa jasno określa godziny pracy fotografa oraz czy istnieje opcja ich wydłużenia (i jeżeli tak, to na jakich warunkach).

Co z sesją plenerową?

Ustalenia dotyczące sesji plenerowej w dniu innym niż ślub mogą być nieco bardziej elastyczne i doprecyzowane później, ale wielu fotografów woli zastrzec sobie w umowie najpóźniejszy termin wykonania sesji, ograniczając przy tym wybór do dni roboczych. Zwykle umieszcza się także zapis o ograniczeniach co do lokalizacji pleneru np. do 20 km od siedziby fotografa.

Co jeżeli przeniesiemy termin lub zmienimy salę?

Osobną kwestią są ustalenia czy i na jakich warunkach możecie zmienić czas i miejsce ślubu i/lub sesji plenerowej. Jakkolwiek miejsca i terminu ślubu raczej się nie zmienia, to termin sesji plenerowej może ulec zmianie np. z powodu odwołanego lotu, choroby, czy fatalnej pogody. Lepiej być przygotowanym na takie ewentualności i zadbać o nie już na etapie podpisywania umowy.

5. Koszt sesji zdjęciowej

W umowie powinna paść dokładna kwota za wszystkie zamówione usługi. Najczęściej będzie ona podzielona na dwie lub trzy transze. Każda z nich powinna zawierać konkretną kwotę oraz datę np. 20% zadatku w dniu podpisania umowy, 40% w dniu ślubu, pozostałe 40% po przekazaniu zdjęć. Dobrze zapisać również sposób dokonania wpłaty (przelew/gotówka), tak by uniknąć nieporozumień. W przypadku przelewu w umowie powinny się pojawić dane do jego wykonania: odbiorca, adres, tytuł i oczywiście numer konta.

Zadatek a zaliczka

Co macie w umowie? Zaliczkę, czy zadatek? Terminy zadatku i zaliczki są bardzo często mylone, więc wytłumaczę co one oznaczają na przykładzie.

W przypadku bezproblemowego wykonania umowy, zarówno zaliczka jak i zadatek działają tak samo. Wy wpłacacie 20% zaliczki lub zadatku, umowa zostaje wykonana, przekazujecie brakujące 80% i volia!

Różnica pojawia się jednak w przypadku nie wywiązania z umowy któreś ze stron. Jeżeli odwołacie wesele, to fotograf powinien zwrócić Wam zaliczkę, ale zadatek już nie. Jeżeli to fotograf nie pojawi się na weselu, to powinien Wam zwrócić zaliczkę, a w przypadku przekazania zadatku, to możecie domagać się zwrotu nawet dwukrotności kwoty zadatku. Jeżeli wesele jest odwołane z przyczyn całkowicie niezależnych np. wybuch pandemii, to zarówno zaliczka jak i zadatek powinny zostać zwrócone.

Jak to wygląda w praktyce? Najczęściej w umowach z fotografem ślubnym figuruje informacja o zadatku, bo lepiej zabezpiecza obie strony przed ewentualnym odstąpieniem od umowy.

6. Koszt transportu i zakwaterowania

Umowa powinna zawierać informację kto pokrywa koszt dojazdu i ewentualnego zakwaterowania fotografa. Nawet jeżeli ślub i wesele odbywają się Waszym zdaniem blisko siedziby fotografa to, lepiej zawrzeć w umowie zapis, że ten nie oczekuje żadnej dodatkowej opłaty za transport, tak by uniknąć późniejszych nieporozumień.

Wielu fotografów liczy dojazd w oparciu o kilometrówkę. Nic nie stoi na przeszkodzie by wspólnie z fotografem wyliczyć całkowity dystans i pomnożyć przez żądaną stawkę, tak by w umowie znalazła się konkretna, całkowita kwota. Znów, pomoże to uniknąć problemów jeżeli fotograf wybierze inną trasę niż wcześniej zakładaliście albo wyjedzie z innego punktu niż jego miejsce zamieszkania.

W przypadku ślubu, który odbywa się z dala od miejsca zamieszkania fotografa, naturalnie pojawia się problem powrotu do domu. Sama doskonale wiem, że kończąc pracę grubo po północy, nierzadko po 16 godzinach „na nogach”, ostatnie o czym marzę to jeszcze kilkugodzinna jazda autem nocy. W takim wypadku fotograf najczęściej przerzuca koszt noclegu po weselu na parę i zwykle poparte jest to stosownym zapisem w umowie.

Jeżeli fotograf na własną rękę rezerwuje swój nocleg, to warto w umowie zawrzeć konkretną kwotę albo ograniczyć ją do jakieś sumy. Tym sposobem możecie ubezpieczyć się na wypadek, gdy fotograf dokona rezerwacji na ostatnią chwilę, a wokół dostępne będą wyłącznie pięciogwiazdkowe apartamenty.

7. Przekazanie zdjęć z sesji ślubnej

Najważniejszą informacją jaką musicie zawrzeć w umowie jest najpóźniejsza data przekazania zdjęć i pozostałych składowych pakietu (album, odbitki itp.). Tutaj znów lepiej uzgodnić konkretny dzień zamiast enigmatycznego zapisu „do 90 dni roboczych po weselu”, który może być różnie interpretowany.

Poza datą istotna jest też informacja w jakiej formie odbędzie się przekazanie efektów pracy fotografa. Jeżeli to forma cyfrowa, to upewnijmy się, że w umowie jest Wasz poprawny adres e-mail. Jeżeli otrzymujecie fizyczne przedmioty: wydruki, albumy, nośniki pamięci, to ustalcie od razu w umowie sposób ich przekazania. Wolicie spotkać się osobiście, by móc sprawdzić, czy wszystko jest zgodnie z Waszymi oczekiwaniami, czy stawiacie na wygodę i wolicie przesyłkę? Jeżeli to drugie, to w umowie powinna znaleźć się informacja kto pokrywa koszt wysyłki, na jaki adres powinna zostać wysłana i w jaki sposób np. przesyłka kurierska, ubezpieczenie itp.

8. Choroba fotografa i inne sytuacje losowe

W umowie powinien znaleźć się paragraf regulujący niemożność wykonania sesji z przyczyn losowych i niezależnych od fotografa. Do takich można zaliczyć na przykład chorobę lub wypadek fotografa. Co wtedy? Najczęściej spotykanym rozwiązaniem jest natychmiastowy zwrot zadatku i pomoc fotografa w znalezieniu zastępstwa.

Opcjonalne zapisy, które ograniczą Wasze ryzyko

Specjalnie dla Was sporządziłam listę opcjonalnych zapisów, których z reguły nie znajdziecie w szablonie przedłożonym Wam przez fotografa, a które mogą Wam pomóc ograniczyć ryzyko nieporozumień lub niewłaściwego wykonania Waszej wymarzonej sesji ślubnej.

1. Cennik dodatkowych usług fotograficznych

Możecie poprosić fotografa o zamieszczenie w umowie kosztu dodatkowych usług, którymi potencjalnie możecie być zainteresowani. Dzięki temu możecie sobie zagwarantować niezmienność cen, niezależnie od tego, czy zdecydujecie się na późniejszy zakup lub nie. Dla przykładu mając konkretny koszt dodatkowego albumu dla rodziców lub dziadków, będziecie go mogli kupić w późniejszym okresie, nawet po ślubie i zwykle taniej niż w aktualnej ofercie fotografa.

2. Gwarantowane ujęcia

Jeżeli chcecie mieć większą kontrolę nad tym, co znajdzie się w obiektywie fotografa, to możecie wprowadzić w umowie zapis o koniecznych do wykonania ujęciach np. zdjęcie grupowe przed kościołem, czy portrety kluczowych gości. To działa też w drugą stronę, czyli możecie zażyczyć sobie czego nie fotografować np. dekoracji sali lub innych detali. Zwykle takie życzenia są przekazywane fotografowi w formie ustnej, ale nic nie stoi na przeszkodzie by włączyć je do umowy „na wszelki wypadek”.

3. Sprzęt fotografa

Dla Waszego bezpieczeństwa możecie umieścić w umowie zapis precyzujący sprzęt, który będzie miał do dyspozycji Wasz fotograf w dniu ślubu. Może być bowiem tak, że akurat w przeddzień Waszej ceremonii jeden z dwóch aparatów zleceniobiorcy się uszkodzi i wtedy na Waszym ślubie używany będzie ten „gorszy” i to w dodatku bez możliwości jego zastąpienia gdyby i on odmówił posłuszeństwa. Oprócz aparatu można wyszczególnić lampy błyskowe, czy nawet wykorzystywane obiektywy o ile zależy Wam na konkretnym efekcie.

4. Przechowywanie oryginałów

Najczęściej para otrzymuje wyselekcjonowane zdjęcia po obróbce w formacie JPG oraz zamówione wydruki. Co jeżeli po pewnym czasie zauważycie, że wśród tych wszystkich świetnych zdjęć zabrakło tego jednego z ulubioną ciocią albo przeprowadziliście się do nowego domu i wpadliście na pomysł zrobienia wydruku wielkoformatowego do powieszenia w sypialni?

Możecie wtedy odezwać się do Waszego fotografa, by ten za drobną opłatą odnalazł Wam oryginał zdjęcia, na którym Wam zależy i sporządził kopię albo przygotował taką fotografię do druku. Warunkiem jest jednak to, że fotograf zaraz po zakończeniu zlecenia nie skasuje oryginałów. Długoterminowe przechowywanie setek zdjęć w formacie RAW jest dość kosztowne ze względu na ich rozmiar, ale są fotografowie, którzy oferują taką usługę w ramach danego pakietu. Wtedy lepiej potwierdzić ją odpowiednim zapisem w umowie.

5. Zgoda na wykorzystanie wizerunku

Zdecydowana większość fotografów stara się uzyskać zgodę pary na wykorzystanie jej wizerunku w celu promocji swoich własnych usług. Mowa tu o użyciu zdjęć z Waszej sesji w ramach portfolio albo jako element kampanii marketingowej np. w social media. Zgodnie z prawem nie musicie wyrazić zgody na taki zapis, a nawet jak się zgodzicie, to możecie swoją decyzję wycofać w każdym momencie, także po zakończeniu zlecenia.

W rzeczywistości jednak fotografowie cenią sobie ową zgodę tak wysoko, że gotowi są za nią obniżyć cenę swoich usług. Dzięki temu Wy możecie uzyskać lepszą cenę, pomagając nieco fotografowi w promocji swojego talentu. To działa też w drugą stronę, czyli znacznie trudniej będzie Wam znaleźć fotografa chętnego zrealizować sesję bez zgody na użycie wizerunku w atrakcyjnej cenie.

6. Prawa autorskie

Fotograf jako wykonawca dzieła w postaci sesji zdjęciowej ma pełnię praw autorskich do wszystkich zdjęć powstałych w rezultacie. W umowie zawartej z fotografem możecie umieścić zapis o przeniesieniu majątkowych praw autorskich na Was, co może dać Wam prawo np. do sprzedaży tych zdjęć, ich dystrybucji, publicznego wystawiania itp.

Rzecz jasna te zapisy nie należą do standardowych, bo kto wykonuje sesję ślubną po to by potem wykorzystać powstałe fotografie w jakiejś reklamie albo na okładce książki, czy płyty? Najczęściej fotograf zezwala Wam jako parze na niekomercyjne wykorzystanie fotografii i dzielenie się z nimi publicznie z kręgiem najbliższych osób pod warunkiem oznaczenia autorstwa. Dlatego ważne jest by np. umieszczając zdjęcia ze ślubu w sieciach społecznościowych, dodać podpis autora z odnośnikiem do jego/jej portfolio.

7. Kary umowne

Kary umowne w kontekście sesji ślubnej najczęściej służą jako narzędzie wymuszające na obu stronach terminowość i punktualność. Możecie rozważyć zawarcie kar za nieobecność lub spóźnienie na Waszej ceremonii ze świadomością, że fotograf może też zażyczyć sobie zapis zabezpieczający jego interesy np. w postaci kary finansowej za nieterminowe uregulowanie płatności za jego/jej usługę.

Należy przy tym zachować zdrowy rozsądek, bo milionowe kary najczęściej są równie skuteczne co np. kara pozbawienia połowy wynagrodzenia, budując niepotrzebnie atmosferę nieufności i zagrożenia. Zapisy powinny być też symetryczne, tj. nie powinny faworyzować jednej ze stron. Jeżeli więc otrzymacie umowę pełną kar umownych wymierzonych w Was, a fotografowi z kolei nie grożą żadne, to jest to bardzo zły znak.

8. Waloryzacja ceny

Nierzadko pary rezerwują termin na dwa, czy nawet trzy lata do przodu. W obliczu wysokiej inflacji, fotograf nie może przewidzieć jak bardzo koszty jego działalności i życia zmienią się w tym okresie i tym samym może mieć trudność z wyceną swojej usługi, tak by pozostała dla niego opłacalna.

Dlatego coraz częstszym zapisem w umowach wszystkich usługodawców ślubnych jest ten dotyczący waloryzacji wynagrodzenia o konkretny wskaźnik inflacji. Najczęściej stosuje się wskaźnik inflacji konsumenckiej podawany przez GUS. Waloryzacja dotyczy tylko opłat przesuniętych w czasie, a więc możecie się zastanowić, czy być może nie odniesiecie większej korzyści płacąc większy zadatek „po dzisiejszych cenach” przy podpisaniu umowy.

Obecnie trudno będzie znaleźć fotografa, który podpisze umowę bez waloryzacji na rok, czy dwa do przodu, ale nie znaczy to, że powinno się z automatu zaakceptować proponowaną przez usługodawcę formułę. Może być tak, że wykonawca będzie chciał zastosować roczny wskaźnik inflacji z poprzedniego roku dla całego danego sezonu ślubnego. Oznacza to, że jeżeli Wasz ślub wypada w maju 2024, a inflacja w 2023 wynosiła dla uproszczenia 12%, to będziecie dłużni 112% kwoty pozostałej do zapłaty, zamiast 105%, która kompensowałoby wzrost cen tylko w pierwszych pięciu miesiącach 2024.

Przed czym nie chroni umowa z fotografem?

1. Niepożądany styl zdjęć

Nawet najlepsza umowa z fotografem nie jest w stanie zagwarantować Wam, że będziecie zadowoleni z efektu. Styl zdjęć jak i Wasz gust trudno jest zdefiniować w formie, która będzie do obronienia w sądzie.

Możecie jednak zminimalizować ryzyko rozczarowania na etapie selekcji fotografa: dokładnie zapoznać się z jego/jej portfolio, dotrzeć do autentycznych opinii na jego/jej temat, a następnie porozmawiać otwarcie o swoich oczekiwaniach. Na pewno pomogą w tym przykłady zdjęć, które Wam się podobają i nie podobają, zarówno wśród tych znalezionych w portfolio Waszego fotografa, jak i u innych.

Dodatkowo można się umówić na sesję narzeczeńską i potraktować ją jako test, od którego uzależnione będzie podpisanie właściwej umowy dot. sesji ślubnej. W kontekście całej sesji to niewielki koszt, a może znacząco ograniczyć ryzyko, że wybierzecie fotografa, który jednak nie jest taki rewelacyjny jak się Wam pierwotnie wydawało.

2. Efekt WOW!

Niestety umowa nie zagwarantuje też końcowego efektu, który dokładnie odzwierciedla Wasze oczekiwania. I niekoniecznie będzie to winą fotografa, bo w tym przypadku na powodzenie wpływa masa innych czynników, m.in. dostępne oświetlenie, dekoracje, pogoda, inni uczestnicy uroczystości, nieprzewidziane okoliczności a nawet Wasze możliwości i zaangażowanie. Na pociechę dodam jednak, że dobry fotograf potrafi poradzić sobie w niemal każdej sytuacji i nawet podczas ulewy i bez prądu będzie wiedział jak wykrzesać z Was szczery uśmiech. Been there, seen that 😏

Czerwone flagi, czyli czego nie powinna zawierać umowa z fotografem ślubnym?

Krótkie podsumowanie czego powinniście się wystrzegać i od kogo ewentualnie uciekać w podskokach:

1. Brak umowy,
2. Fotograf niewymieniony z imienia/nazwiska, lecz jedynie nazwa firmy realizującej usługę,
3. Niejasna kwota końcowa usługi,
4. Brak terminu oddania zdjęć i wydruków,
5. Brak informacji o koszcie transportu/zakwaterowania (lub jego braku),
6. Umowa odbiegająca od przedstawionej oferty lub Waszych ustnych ustaleń,
7. Brak chęci do modyfikacji zapisów ze strony fotografa („Bo to szablon… Bo wszyscy stosują takie zapisy… Bo żadna inna para nie narzekała…”),
8. Brak informacji o tym jak postępować w przypadku niestawiennictwa fotografa i sytuacji losowych,
9. Przesadne kary umowne i tzw. zapisy abuzywne,
10. Asymetryczne zapisy np. kary umowne tylko obejmujące Wasze działania, ale fotografa już nie.

Podpisywać? Nie podpisywać?

Zawsze podpisujcie umowę z fotografem. Nie podpisane umowy to najkrótsza droga do problemów. Jeżeli jesteście zdecydowani na konkretnego fotografa, to im szybciej złożycie swój podpis, tym dla Was lepiej, bo tylko to gwarantuje rezerwację terminu na Wasz ślub.

Obecnie normą jest podpisywanie umowy online, ale nie ma przeszkód by zrobić to osobiście, w zależności od Waszych preferencji. Ważne jest jednak, abyście zawsze czytali umowę dokładnie, najlepiej na świeżym umyśle, od rana. Jeśli macie jakiekolwiek wątpliwości, nie wahajcie się poprosić o czas na zapoznanie się z nią, zamiast podpisywać od razu. Pamiętajcie, że długie umowy nie powinny Was przerażać. Lepiej mieć przewidziane wszystkie sytuacje i opisane wszystkie detale, niż polegać tylko na swojej pamięci i dobrej woli drugiej strony.

Jeśli macie jakiekolwiek wątpliwości lub potrzebujecie wprowadzenia zmian, śmiało porozmawiajcie swoim fotografem. Nie bójcie się pytać i prosić o edycję. Gdybyście jednak natknęli się na jedną z wymienionych przeze mnie wyżej czerwonych flag, to pamiętajcie, że zawsze możecie się wycofać jeszcze przed złożeniem ostatecznego podpisu albo ewentualnie możecie skonsultować otrzymaną umowę z prawnikiem.

Na koniec chciałbym Wam jeszcze powiedzieć, że bardzo się cieszę, że macie zaufanie do mnie jako Waszego fotografa ślubnego i dobrnęliście do końca tego kompendium o umowach z fotografem ślubnym. To dla mnie ogromna przyjemność! Dzięki i do zobaczenia przed obiektywem 😄